Publicado

Los errores son parte de tu día a día, ya sea en los negocios o en la vida personal. Pero algunos errores son más costosos que otros y es por tal razón que la organización de eventos no es tarea fácil. Toda la producción puede convertirse en un dolor de cabeza hasta para el más erudito en la materia, puesto que muchos de los errores que se cometen son bastantes comunes. Para evitar estás fallas, tenés que ser muy riguroso en la planificación.

Así que, si estás pensando en organizar  un evento, siéntate y piensa por un momento si estás cayendo en algunos de estos errores para evitarlos a toda costa. Y si ya has organizado eventos, probablemente habrás cometido algunos errores comunes,  por lo tanto, no está mal leerlos y así no volver a cometerlo por segunda vez.

¿Qué evitar en la organización de eventos?

1. No empezar temprano

El tiempo es tu enemigo número uno. No iniciar con suficiente tiempo de anticipación es uno de los errores de planificación de eventos más comunes que desea evitar. Puede causar una serie de problemas en línea. Así que tan pronto seleccione la fecha del gran día, usted debe visualizar el alcance general de su evento y presupuesto.

Asimismo, debe reservar de antemano el hotel o el lugar en el que desea realizarlo, puesto que si no lo hace limitará sus opciones y por desgracia, quedará con cualquier espacio disponible. Otros elementos que tiene que reservar con anticipación a la fecha del evento real, son el entretenimiento y los oradores invitados. De llegar a necesitarlos, busque siempre obtener un contrato firmado de inmediato.

Tal vez te interese leer: 5 beneficios de actividades de team building

No se complique y controle su tiempo, lo ideal es organizar con una lista de verificación de organización de eventos. Mediante la asignación de todos los pasos en el proceso de planificación, determinar cuándo deben completarse y desarrollar un calendario para cada uno, tendrá una valiosa guía para comenzar y mantenerlo en camino.

2. No comprobar el calendario

Si está a punto de elegir una fecha al azar para organizar su evento, DETENGASÉ AHORA MISMO y vaya a buscar un calendario. Otro error común en la planificación es elegir una fecha incorrecta.  Hay muchos factores que pueden hacer que una fecha particular no sea adecuada, como por ejemplo:

-El evento coincide con un eventos de la competencia
-Mal tiempo
-Un evento deportivo de alto perfil
-Parte de la carretera o autopista está cerrada, por lo que es difícil el acceso al lugar

Por lo tanto, realice su debida diligencia y compruebe si hay algún conflicto de eventos antes de que sea demasiado tarde. Una vez que usted ha decidido sobre una fecha para su acontecimiento, consiga la confirmación de sus huéspedes.

3. No confirmar proveedores

Todo contrato firmado en su planificación de eventos vale oro, así que busque la manera de conseguirlos y guarde siempre una copia de seguridad. Puesto que un contrato firmado del vendedor es un acuerdo legalmente obligatorio y le da algo por escrito para sostener al vendedor responsable de los servicios que deben proporcionar el día del gran evento.

A continuación le compartimos una regla esencial para su organización de eventos: CONFIRME CON CADA PROVEEDOR NO UNA VEZ, SINO DOS VECES.

Sí, dos veces. Primero debe confirmar el recibo de su contrato firmado en el momento en que ambos están de acuerdo con los términos. Confirme una vez más antes del evento en sí.  Esta no es la conversación que tendrá acerca de los detalles sobre la entrega de alimentos o decoración; este es un seguimiento específico para asegurarse de que su evento todavía está en su calendario.

Recuerde, no solo usted está organizando un evento en la zona, los proveedores de eventos reservan eventos múltiples y es muy fácil para que su papeleo se pierda.

4. No elegir un lugar adecuado

No se deje engañar, sólo porque un lugar es espacioso, bien conocido y visualmente atractivo no lo hace adecuado para su tipo de evento. Estos son algunos factores que pueden hacer un lugar inadecuado:

Lea también: Los 8 mejores hoteles  de Guanacaste

-Un lugar que es pequeño e incapaz de acomodar la tasa de participación esperada.
-Un lugar que es de gran tamaño (es decir, una participación de 50 invitados para un lugar diseñado para albergar hasta 700).
-Un lugar que es demasiado genérico (es decir, un gimnasio de la escuela secundaria).
-Un lugar con un tema existente que es incompatible para su tipo de evento.
-Un lugar que carece de elementos esenciales que pueda necesitar, como una sala de reuniones separada o un salón VIP.

5. No tener un plan b

Debes estar preparado para TODO. No tener planes de respaldo u opciones alternativas para todos y cada uno de los aspectos del evento, puede causarte grandes problemas. Por supuesto, nunca es fácil tratar con cosas que no salieron como lo esperabas, pero será mucho más fácil lidiar con ellas si has pensado en tus soluciones de antemano. Puesto que tratar  de encontrar soluciones cuando la bomba ya ha estallado, es una tarea muy tediosa.

Algunos de los puntos por los que debes tener un plan b son las incertidumbres meteorológicas, en especial aquellos eventos que son programados al aire libre. Otro punto son los cortes de energía, el cual puede ser resuelto al contar con un generador en el sitio. En fin, la lista es larga y al planificar con anticipación y desarrollar escenarios alternativos, puede evitar uno de los errores de planificación de eventos más costosos.

A pesar que la organización de eventos puede venir con muchos altibajos, puedes evitar mucho de ellos.  Es esencial que concibas un plan con todos los riesgos que pueden venir en el proceso.  Incluso cuando parece mucho trabajo, si algo sale mal, estarás contento de echar mano de tu plan de contingencia.

n

 Así que mucha suerte en tu próxima organización de eventos.

Etiquetas: