Meetings & Events

Nuestro mundo ha cambiado y nosotros con él!

Costa Rica DMC Meetings & Events está aquí para actuar como una extensión de su empresa o institución. En el entorno actual, las reuniones y eventos virtuales, híbridos y presenciales, pueden ser más pequeños, con presupuestos reducidos y con nuevos desafíos. Nuestros expertos en reuniones y eventos corporativos están aquí para guiarlo a través de este ajuste tecnológico; sin sacrificar la calidad de la experiencia!

Nuestro Compromiso

Estamos comprometidos todos los días, en mejorar la experiencia que tendrán los participantes en las reuniones y eventos de nuestros clientes. Cumpliendo con sus expectativas de confiabilidad, seguridad y valor, de manera que nos hemos preparado profesionalmente sobre la última tecnología para atender de la mejor forma sus eventos.

Costa Rica DMC Inc. es la empresa matriz de nuestra división de Reuniones y Eventos con más de dos décadas en la gestión de destinos, especializándose en el mercado de viajes de incentivo y eventos corporativos. Hemos logrado alianzas estratégicas con las más prestigiosas marcas hoteleras y proveedores aprobados que se especializan en el segmento de mercado MICE (del Inglés Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions. Nuestra trayectoria profesional y experiencia en la realización de eventos asociativos y profesionales nos permite crear un vínculo sólido con todos nuestros aliados comerciales.

¿Quienes somos?

Cuando trabajamos con usted para desarrollar una estrategia para su evento virtual, híbrido o presencial, usted obtiene acceso a más de 25 años de experiencia en la industria de eventos corporativos, así como acceso a nuestra red global de productos y proveedores tecnológicos. Proporcionamos el equilibrio perfecto de conocimiento y creatividad, anticipándonos a posibles retos y, al mismo tiempo, creando experiencias de eventos únicos que serán siempre recordados.

Somos un equipo de expertos especializado para acompañarlo a crear los objetivos estratégicos de su evento y coordinar todo lo necesario para que su organización alcance y supere las metas que se ha propuesto. Somos sus socios de principio a fin. Desde la selección de la sede, los hoteles de soporte, la logística del evento, las comunicaciones y el marketing en redes sociales hasta el diseño gráfico, estamos listos para llevar su evento al siguiente nivel.

Podemos acompañarlo con nuestra asesoría tanto como usted necesite. Todos los tipos y tamaños de presupuesto son bienvenidos. Desde un grupo de diez personas hasta uno de diez mil; es un placer para nosotros presentarle las mejores opciones de acuerdo a sus objetivos y presupuesto.

 ¿Por qué Costa Rica DMC Meetings & Events?

 Cuando decidimos crear esta unidad de negocio lo hicimos debido a que muchos de nuestros clientes nos mencionaron la falta de una empresa que coordinara toda la estrategia y planeación del evento bajo un solo techo. Nosotros también sentimos que había un vacío en la industria; una empresa de eventos que realmente tenga la experiencia tanto del lado de la planificación como ejecución en sitio de las experiencias que construyen un evento.

Con décadas de experiencia combinada, comprendemos las complejidades y los detalles finos que hacen que un evento virtual, híbrido y presencial, se destaque entre los demás. Nos hemos preparado y estamos en un aprendizaje continuo de todas las plataformas tecnológicas y comunicación que se utilizan en la actualidad.

Cuando trabaja con nosotros, creamos experiencias profesionales de nivel internacional, mientras mitigamos los riesgos para usted. Nuestro equipo de expertos en Costa Rica DMC Meetings & Events comprende el “por qué y el cómo” detrás de cada decisión involucrada en hacer que un evento sea un éxito. Así, usted pueda atender los asuntos importantes de su reunión ya que contará con un equipo profesional que tendrá cada detalle bajo control y supervisión constante.

Al comprender y abordar sus áreas de necesidad, Costa Rica DMC Meetings & Events puede ayudarlo a ejecutar su evento exactamente como lo imagina. Estamos aquí para personalizar nuestros servicios para usted.

En resumen, nos convertimos en parte de su equipo, somos los aliados emergentes para todas las áreas en las que busca apoyo.

Cómo podemos ayudar?

  • Paquete de eventos a medida para satisfacer sus necesidades.
  • Selección de sedes e inspecciones tanto en Costa Rica como en el extranjero.
  • Plan de protocolo preventivo Covid-19 y estrategias de mitigación de riesgos.
  • Personal del evento (y personal suplementario de su equipo actual).
  • Desarrollo de equipos y capacitación para producir eventos presenciales virtuales / híbridos, sostenibles y / o complejos.
  • Negociación de tarifas con Centros de Convenciones y Hoteles, así como asesoría en la firma de contratos y clausulas de cancelación.
  • Utilizamos las plataformas tecnológicas mas robustas en el mercado para diseñar y llevar a cabo los eventos
  • Estudio de televisión y producción audiovisual, transmisión en vivo y soporte técnico de producción
  • Supervisión de eventos en la sede
  • Selección de opciones gastronómicas para cada evento
  • Elaboración, Gestión y Conciliación de Presupuestos
  • Diseño de producto y gestión de patrocinios nacionales e internacionales
  • Decoración, artículos promocionales, premios y amenidades en las habitaciones
  • Reproducción de sonido profesional y entretenimiento refinado
  • Manejo de permisos locales de operación y contratistas externos

Selección de la Sede

Con nuestra experiencia, en Costa Rica DMC Meetings & Events podemos ayudarle a que usted seleccione la sede ideal para cumplir con los criterios únicos de su evento mientras elige un lugar y una opción de alojamiento que coincida con su presupuesto y sus objetivos corporativos.

Costa Rica DMC Meetings & Events será su socio, negociando las mejores tarifas e incentivos de la ciudad para generar ingresos adicionales para su evento.

Negociaciones de Contratos

Un lugar y una ciudad anfitriona pueden hacer o deshacer su evento. La experiencia de Costa Rica DMC Meetings & Events le garantiza que seleccionará una ciudad que cumpla con los criterios únicos de su evento profesional.

Negociamos basándonos en nuestro vasto conocimiento de la industria para asegurarnos de que sus intereses sean una prioridad e incluso de detectar y agregar los detalles técnicos que muchas veces su departamento legal no necesariamente maneja. El presupuesto de su organización no es un juego. Estaremos allí para ayudarlo minimizando el riesgo desde todos los ángulos y manteniéndolo dentro del presupuesto asignado.

Costa Rica DMC Meetings & Events trabaja directamente con las sedes, centros de convenciones y proveedores para garantizar que todas las cláusulas necesarias estén vigentes en caso de que ocurra otra pandemia o casos de fuerza mayor.

Gestión de eventos

Como líderes en la industria hemos perfeccionado nuestra logística  para administrar su evento de principio a fin. Nos enorgullece brindar un servicio personalizado y exclusivo para todas sus partes interesadas, oradores y asistentes antes y en el sitio.

Costa Rica DMC Meetings & Events trabaja con todas las industrias, asociaciones profesionales y organizaciones no gubernamentales, creamos eventos innovadores y estratégicamente planificados, ya sea que recopilemos resúmenes en una conferencia científica, planifiquemos un evento externo que deje una impresión o una orquesta filarmónica para una cena de gala. Estamos aquí para usted.

Gestión de eventos virtuales

Costa Rica DMC Meetings & Events eliminará el estrés de la transición de su evento a un formato de evento virtual. Sabemos que esto puede ser una decisión abrumadora para su organización. Valoramos las opciones por usted y le asesoramos sobre el mejor curso de acción y estilo de evento virtual.

Tenemos la experiencia necesaria para hacer que su evento tenga un propósito y sea efectivo, al mismo tiempo que mantiene a sus asistentes comprometidos y entretenidos.

Gestión de Asociaciones

El trabajo que hace su asociación es importante. Permita que Costa Rica DMC Meetings & Events se encargue de los detalles administrativos esenciales que mantienen a su personal y a la junta de voluntarios enfocados en lo que más importa. Manejamos la coordinación de reuniones de directorio, la logística y preparación de las Asambleas Generales, sus eventos anuales, o fiestas corporativas y mucho más con un enfoque estratégico.

Gestión de Patrocinios

Los patrocinadores son cruciales para un evento exitoso y sabemos que puede ser difícil responder a muchas preguntas relacionadas con la gestión de las bases de datos y exposición de la marca interesada. Gestionamos a sus posibles patrocinadores con la máxima atención y dedicación.

En Costa Rica DMC Meetings & Events somos expertos en paquetes de patrocinio creativos. Tomamos en cuenta su demografía, las oportunidades en la sede y digitales para la exposición de las marcas y diseñamos un prospecto que le dará a su evento la mejor oportunidad de generar ingresos.

Registro en su Evento

Su sitio de registro es a menudo la primera interacción que los asistentes tendrán con su evento y esta debe ser positiva. Nosotros lo hacemos más fluido y agradable posible para ellos. Después de una extensa investigación, contamos con las mejores plataformas de aplicaciones digitales de registro y eventos disponibles en el mercado. Utilizamos las últimas tendencias en registro, lo que nos permite adaptar el formulario de inscripción a las necesidades de su evento, sin importar cuán complejo sea.

Cómo Trabajamos:

  • Creamos un formulario completo y fácil de usar.
  • Aceptamos pagos on-line a nombre de su organización o realizamos la interfaz que solicite.
  • Somos su centro de llamadas respondemos las preguntas sobre el registro y el evento.
  • Damos seguimiento de registros y pagos, proporcionando informes detallados.
  • Gestionamos registros virtuales y registros en el sitio

Háblenos hoy sobre nuestras soluciones de registro y cómo podemos facilitar su trabajo.

Ferias y Exhibiciones

Si está planeando una feria comercial o asistiendo a una como expositor y necesita un stand, podemos ayudarlo a aprovechar al máximo la experiencia y maximizar el ROI.

Costa Rica DMC Meetings & Events se encarga de la logística y los detalles para garantizar que cada expositor esté lo más satisfecho posible. Trabajamos con socios de servicios de exhibición para crear un diseño que maximice el número de stands de expositores. mientras se mantienen las rutas de tráfico que aumentan la exposición para todos respetando las directrices sanitarias actuales.

Sabemos lo que se necesita para tener un stand interactivo y atractivo que atraiga a los asistentes. Permítanos compartir algunos de nuestros consejos, trucos y conocimiento de la industria en su próximo evento.

Social Media y Marketing

Como expertos de la industria el equipo de Costa Rica DMC Meetings & Events, crea la estrategia de comunicación para alcanzar la audiencia y dar la mejor cobertura de su evento en el sitio y la administración de marca, y estrategias de redes sociales que tienen un gran impacto en el éxito y la promoción de su proyecto.

Permita que Costa Rica DMC Meetings & Events le ayude a promocionar su evento y su marca en los canales de las redes sociales, asegurándose de que llegue a las personas adecuadas y fomente la participación activa antes, durante y después del evento.

Diseño Gráfico y Sitios Web

Un sitio web que carga rápido junto con los gráficos y la presencia de las redes sociales son a menudo la primera impresión que obtendrá su audiencia. Permita que Costa Rica DMC Meetings & Events le ayude a dar esa primera impresión presentando su marca de formas frescas e innovadoras.

Si está buscando aumentar el tráfico a su sitio web con SEO, páginas de destino y generación de prospectos estratégicos para comercio electrónico u otros, Costa Rica DMC Meetings & Events es su socio estratégico nosotros podemos navegar por las complejidades del mundo on-line por usted.

Logística y Transporte para eventos

Contamos con socios comerciales especializados en transporte de primera línea que nos permite ofrecer diferentes servicios de traslados desde:

  • El momento de la llegada (traslados privados aeropuerto-hotel, o viceversa), desplazamientos interiores (reuniones, visitas, etc.).
  • Cenas y almuerzos (individuales o de grupo).
  • Operatividad para ferias, congresos y eventos masivos.
  • Disposiciones por horas o días completos de todo tipo de vehículos.

Somos un verdadero socio

Costa Rica DMC Meetings & Events está aquí para actuar como una extensión de su empresa. Tener un profesional de eventos a su lado aporta habilidades indispensables y conexiones con la industria. Nuestro amplio conocimiento de planificación, dominio de la negociación y conceptos creativos sorprenderá a sus asistentes y socios comerciales. Durante los eventos sus objetivos son nuestros objetivos, así como las metas financieras y el fin común de alcanzar un impacto positivo en el evento.